„Wie läuft es gerade?" Die meisten Inhaber beantworten diese Frage aus dem Bauch. Der Bauch ist nicht schlecht, er hat zwanzig Jahre Erfahrung. Aber er merkt zu spät, wenn die Rechnungen langsamer bezahlt werden, wenn die Nacharbeit zunimmt oder wenn drei Monteure gut ausgelastet sind und der vierte seit Wochen Lücken hat. Der Bauch merkt es, wenn es weh tut. Zahlen merken es vorher.
Sie brauchen kein Controlling. Sie brauchen fünf Zahlen, die jeden Morgen stimmen, ohne dass jemand sie zusammensucht.
Das Wort Kennzahl schreckt viele ab, weil es nach Konzern klingt, nach Berichten und Sitzungen. Im Betrieb mit zehn oder dreißig Leuten geht es um etwas Einfacheres: Wo stehe ich heute, und was kippt gerade? Dafür reicht ein Bildschirm.
Die fünf Zahlen
Welche fünf es sind, hängt vom Betrieb ab. Für einen Handwerksbetrieb oder einen Dienstleister mit Aufträgen, Mitarbeitern und Material- oder Fremdleistungseinsatz sind es meistens diese:
1. Offene Aufträge, nach Status
Wie viele Aufträge sind angenommen, aber noch nicht begonnen? Wie viele laufen? Wie viele sind fertig, aber noch nicht abgerechnet? Die letzte Gruppe ist die interessanteste: Das ist Leistung, die Sie erbracht haben und für die noch keine Rechnung raus ist. Wenn diese Zahl wächst, hakt es zwischen Werkstatt und Büro.
2. Auslastung der nächsten zwei Wochen
Nicht rückwärts, sondern vorwärts: Wie voll sind die Kalender der Mitarbeiter in den nächsten zehn Arbeitstagen? Lücken sieht man so früh genug, um Angebote nachzufassen oder Aufträge vorzuziehen. Überlast sieht man früh genug, um Termine zu verschieben, bevor der Kunde anruft.
3. Überfällige Rechnungen, in Euro
Nicht die Anzahl, der Betrag. Und daneben: Wie alt ist die älteste? Überfällige Rechnungen sind einer der schnellsten Wege, wie ein gut ausgelasteter Betrieb trotzdem in Liquiditätsprobleme kommt. Ein voller Auftragsbestand hilft wenig, wenn das Geld nicht reinkommt.
4. Material- oder Fremdleistungskosten am Auftrag
Was vom Auftragswert geht für Material oder Subunternehmer drauf, im Schnitt und pro Auftrag? Wenn die Einkaufspreise steigen und die Angebote noch mit alten Preisen kalkuliert sind, sehen Sie es hier zuerst. Aufträge, bei denen die Quote aus dem Rahmen fällt, sind Ihre Lerngelegenheiten. Voraussetzung ist, dass Material dem Auftrag zugebucht wird und nicht nur als Sammelposten in der Buchhaltung landet. Wenn das bei Ihnen nicht passiert, ist genau das die erste Ablaufänderung, dazu unten mehr.
5. Nacharbeit und Reklamationen
Wie viele Aufträge brauchten einen zweiten Termin, der nicht bezahlt wurde? Diese Zahl ist unangenehm, und genau deshalb wichtig. Sie zeigt, wo Qualität Geld kostet, und meistens steckt dahinter ein Ablauf, nicht eine Person.
Was absichtlich fehlt: der Umsatz
Jeder Chef, der die Liste liest, sucht ihn. Er fehlt mit Absicht. Der Umsatz ist die Zahl, die jeder kennt und die am wenigsten steuert: ein Spätindikator, das Ergebnis von Entscheidungen, die Wochen zurückliegen. Der Umsatz sagt Ihnen, was passiert ist. Die fünf Zahlen oben sagen Ihnen früher, was gerade kippt.
Können Sie diese fünf Zahlen jetzt, ohne jemanden zu fragen, innerhalb von zwei Minuten nennen? Wenn nicht, liegt es selten daran, dass die Daten fehlen. Sie liegen in Ihrer Software, in Excel, in der Buchhaltung. Sie sind nur nicht an einem Ort.
Warum die Zahlen meist schon da sind
Das Missverständnis bei Kennzahlen: dass man sie extra erfassen müsste. In fast jedem Betrieb entstehen sie längst, als Nebenprodukt der Arbeit. Ein Auftrag wird angelegt, ein Termin eingetragen, eine Rechnung geschrieben, Material gebucht. Jede dieser Handlungen ist ein Datenpunkt.
Das Problem ist die Verteilung. Der Auftrag steht im einen Programm, der Kalender in Outlook, die Rechnung bei DATEV, das Material auf dem Lieferschein. Das ist das Muster aus dem Beitrag 5 Warnsignale: Wann Insellösungen zum Problem werden. Um die fünf Zahlen zu bekommen, müsste jemand einmal die Woche alles zusammentragen. Das macht dann niemand, oder es macht die eine Person, und die ist im Urlaub.
Die ehrliche Zwischenfrage: Viele Handwerker- und Branchenprogramme haben eine Übersicht eingebaut. Wenn dort vier der fünf Zahlen stehen, nutzen Sie die, dafür braucht niemand uns. Das Problem beginnt, wo die fünf Zahlen aus drei Programmen kommen müssten.
Kennzahlen, die jemand extra pflegen muss, sterben. Kennzahlen, die aus der Arbeit von selbst entstehen, leben. Das ist der Grund, warum wir in eigenen Anwendungen die Übersicht nicht als Extra bauen, sondern als Ergebnis: Wenn Auftrag, Termin, Material und Rechnung in einem System liegen, ist die Zahl einfach da.
Was ein Bildschirm zeigen sollte, und was nicht
Der Reiz, mehr zu zeigen, ist groß. Wenn die Daten da sind, kann man zwanzig Diagramme daraus machen. Tun Sie es nicht. Ein Bildschirm, der jeden Morgen angesehen wird, hat fünf Zahlen. Alles andere gehört auf eine zweite Seite, die man aufruft, wenn eine der fünf Zahlen Fragen aufwirft.
- Fünf Zahlen, nicht fünfzehn. Wenn Sie eine sechste wollen, streichen Sie eine.
- Jede Zahl mit Vergleich. 18 offene Aufträge sagt nichts. 18 statt 12 letzte Woche sagt etwas.
- Jede Zahl anklickbar. Hinter „überfällig: 14.300 Euro" stehen die Rechnungen, mit einem Klick.
- Keine zusätzliche Pflege. Wenn eine Kennzahl nur stimmt, weil jemand sie extra für die Übersicht nachträgt, fliegt sie raus oder der Ablauf wird geändert.
- Zu jeder Zahl gehört eine Handlung. Wenn die überfälligen Rechnungen über einen bestimmten Betrag steigen, wird nachgefasst. Wenn die Auslastung nächste Woche unter eine Grenze fällt, werden offene Angebote angerufen. Eine Kennzahl, bei der niemand weiß, was bei „schlecht" zu tun ist, ist eine Anzeige, keine Steuerung.
- Auf dem Handy lesbar. Die Frage „Wie läuft es?" stellt sich nicht nur am Schreibtisch.
Ein Beispiel aus der Praxis
Ein Betrieb mit sechs Monteuren, dessen Inhaber die Auslastung „im Kopf" hatte. Nach der Umstellung auf eine gemeinsame Anwendung zeigte die Übersicht zum ersten Mal die Kalender aller sechs nebeneinander, zwei Wochen voraus. Was der Inhaber vorher nicht gesehen hatte: Ein Monteur hatte regelmäßig am Freitag Leerlauf, weil die Disposition ihm aus Gewohnheit keine Nachmittagstermine gab. Ein halber Tag pro Woche, über Monate. Keine große Sache, aber eine, die ohne die Zahl nie aufgefallen wäre. Das Beispiel ist verfremdet, das Muster kennen wir aus vielen Betrieben.
Wie Sie anfangen
- Fünf Zahlen aufschreiben, die Sie wirklich jeden Morgen sehen wollen. Nicht die, die man haben sollte. Die, bei denen Sie nachts wach liegen.
- Für jede Zahl notieren, wo die Daten heute liegen. Programm, Excel, Kopf, Zettel.
- Die Lücken markieren. Meist ist eine Zahl dabei, für die die Daten heute nirgends erfasst werden. Das ist die erste Änderung im Ablauf.
- Mit einer Zahl anfangen. Überfällige Rechnungen sind oft ein guter Anfang, weil die Daten dafür in der Buchhaltung ohnehin entstehen. Wenn die Zahl jeden Morgen ohne Zutun stimmt, kommt die nächste.
Welche fünf es bei Ihnen sind und wo sie heute liegen, ist ein gutes erstes Gespräch. Meist ist die Liste nach einer Stunde fertig, und die Lücken darin sind der Plan.
Fazit
Steuern statt ahnen heißt nicht, ein Controlling aufzubauen. Es heißt, fünf Zahlen zu bestimmen, die Ihren Betrieb beschreiben, und dafür zu sorgen, dass sie aus der täglichen Arbeit von selbst entstehen. Alles andere ist Dekoration.
Der Bauch bleibt wichtig. Er sollte nur nicht der Erste sein, der es merkt.
