Was kostet ein Tag Stillstand? Die Ausfallkurve Ihres Betriebs

Montagmorgen, der Server fährt nicht hoch. Der IT-Dienstleister sagt am Telefon: „Das kann dauern." Im Büro ist es erst einmal ruhig. Die Kolonnen sind auf den Baustellen, die Aufträge der Woche sind verteilt, die Angebote können warten. Am Mittwoch ruft der erste Polier an, weil das Material für Donnerstag nicht bestellt ist. Am Freitag stehen drei Kolonnen auf dem Hof, und das Gerüst am Mehrfamilienhaus läuft weiter, Tag für Tag, ob jemand darauf arbeitet oder nicht.

Ein Serverausfall kostet nicht den Server. Die Kosten steigen mit jedem Tag, bis der ganze Betrieb steht, und das meiste davon hat mit Computern nichts zu tun.

Wenn wir in Betrieben fragen, was ein Ausfall kosten würde, kommt meist eine Zahl für die Reparatur: ein neuer Server, ein paar Tausend Euro, ärgerlich, aber verkraftbar. Die Zahl stimmt. Sie ist nur nicht die Antwort auf die Frage. Die Antwort ist eine Kurve.

Die Ausfallkurve: Was an welchem Tag steht

Ein Betrieb steht nicht am ersten Tag still. Er steht in Stufen, und jede Stufe kostet mehr als die vorherige. Für einen Dachdeckerbetrieb mit drei Kolonnen und fünf Leuten im Büro sieht das so aus. Die Zahlen stammen aus dem Musterbericht unserer Digitalisierungsbewertung, ein ausgedachter Betrieb mit branchenüblichen Annahmen, kein echter Kunde.

Nach zwölf Tagen sind das rund 49.000 Euro, ohne dass ein einziges Gerät gekauft wurde. Der Ersatzserver mit Einrichtung kommt im Beispiel mit 16.000 Euro obendrauf. Und dann kommt der Teil, den niemand auf dem Zettel hat: Leistungen, die erbracht, aber nie abgerechnet werden, weil das Aufmaß weg ist. Nachträge, die der Kunde bestreitet, weil der Nachweis fehlt. Die Kalkulationsgrundlage aus zehn Jahren, die neu aufgebaut werden muss. Im Musterbericht summiert sich das auf rund 70.000 Euro Folgeschäden, mehr als der eigentliche Stillstand.

Das ist der Punkt der Kurve: Der Server ist das Billigste an der ganzen Geschichte. Teuer sind die Tage. Und die Zahl der Tage hängt nicht an der Technik, sondern daran, ob jemand weiß, was zu tun ist.

Warum der fünfte Tag der teure ist

Auf den ersten Blick ist es unlogisch. Am ersten Tag steht das Büro, das kostet. Aber die Leute draußen arbeiten, der Umsatz läuft. Warum wird es ab Tag fünf dreimal so teuer?

Weil ein Betrieb von Vorlauf lebt. Die Baustellen dieser Woche wurden letzte Woche vorbereitet: Material bestellt, Kolonnen eingeteilt, Aufmaße gemacht. Dieser Vorrat an Vorbereitung trägt zwei, drei Tage. Dann ist er aufgebraucht. Ab da fehlt nicht das Büro, sondern alles, was das Büro für die Baustellen tut. Und was dann steht, sind nicht fünf Leute mit Stundensatz, sondern der ganze Tagesumsatz abzüglich des Materials, das nicht verbraucht wird. Im Beispiel sind das rund 6.800 Euro am Tag, die der Betrieb nicht mehr verdient, während Löhne, Gerüstmiete und Fahrzeuge weiterlaufen.

Dazu kommt, dass ein Stillstand nicht endet, wenn der Server wieder läuft. Die Daten vom Tag vor dem Ausfall müssen nachgetragen werden, die Woche muss neu geplant werden, Kunden müssen beruhigt werden. Deshalb hat die Kurve einen vierten Abschnitt, den Anlauf. Er kostet weniger als der Stillstand, aber er dauert.

Ihre eigene Kurve mit vier Zahlen

Sie brauchen keinen Gutachter, um die grobe Form Ihrer Kurve zu kennen. Vier Zahlen genügen, und drei davon stehen in der letzten Auswertung vom Steuerberater. Was dabei herauskommt, ist keine Prognose, sondern eine Größenordnung. Aber sie reicht, um zu entscheiden, ob das Thema dringend ist.

1. Jahresumsatz. Netto, aus der letzten Bilanz oder BWA.
2. Produktive Arbeitstage im Jahr. Nicht 250. Winterpause, Witterung, Betriebsferien abziehen. Im Beispiel sind es 220. Jahresumsatz geteilt durch produktive Tage ergibt den Tagesumsatz, im Beispiel rund 10.900 Euro.
3. Materialanteil. Der Anteil des Umsatzes, der für Material und Fremdleistungen draufgeht. Bei einem Stillstand sparen Sie das Material, deshalb zählt nur der Rest. Tagesumsatz mal (100 Prozent minus Materialanteil) ergibt den verlorenen Tag. Im Beispiel: 10.900 Euro mal 62 Prozent, rund 6.800 Euro.
4. Bürokosten je Tag. Anzahl der Leute im Büro mal acht Stunden mal Vollkostensatz. Der Vollkostensatz ist nicht der Stundenlohn, sondern was eine Stunde den Betrieb wirklich kostet, mit Nebenkosten, Raum und Ausstattung. Im Beispiel: fünf Leute mal acht Stunden mal 48 Euro, rund 1.900 Euro.

Daraus entsteht die Kurve in drei Stufen:

• Büro steht: die Bürokosten je Tag. Das ist Stufe eins.
• Erste Kolonne steht: Bürokosten plus ein Drittel des verlorenen Tages, wenn Sie drei Kolonnen haben. Bei zwei Kolonnen die Hälfte. Das ist Stufe zwei.
• Alles steht: der ganze verlorene Tag. Das ist Stufe drei.

Die einzige Frage, die diese vier Zahlen nicht beantworten, ist die wichtigste: An welchem Tag erreichen Sie welche Stufe, und wie viele Tage dauert es insgesamt? Das hängt nicht am Umsatz, sondern an drei Dingen, die Sie selbst in der Hand haben.

Was die Tage bestimmt

Zwölf Tage im Beispiel sind kein Naturgesetz. Sie sind das Ergebnis von drei Befunden, die wir so oder ähnlich in vielen Betrieben sehen.

Ob das Backup je zurückgespielt wurde

Fast jeder Betrieb hat ein Backup. Fast keiner hat je geprüft, ob es sich zurückspielen lässt. Im Beispiel liegt die Sicherung auf einem Gerät im selben Raum wie der Server, im selben Netz. Ein Verschlüsselungstrojaner findet sie als Erstes. Ein anderer Ort hilft gegen Brand und Wasser. Gegen Ransomware hilft nur eine Sicherung, die der Angreifer nicht erreichen oder verändern kann: offline, isoliert oder unveränderbar. Idealerweise liegt mindestens eine Kopie zusätzlich außer Haus. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Hoffnung, kein Plan. Ob die Wiederherstellung Stunden oder Tage dauert, entscheidet sich an dieser einen Frage, und sie lässt sich an einem Nachmittag klären.

Ob jemand weiß, was zuerst wieder laufen muss

Im Ernstfall entscheidet, wer gerade da ist und was er im Kopf hat. Welches System zuerst? Wen ruft man an, beim Softwarehersteller, beim IT-Dienstleister, bei der Versicherung? Wo liegen die Lizenzen, wer kennt das Passwort? Wenn das alles bei einer Person liegt, und die ist im Urlaub, haben Sie das Problem aus dem Beitrag über den Busfaktor, nur zum schlechtesten Zeitpunkt. Ein Notfallplan auf zwei Seiten ändert an der Technik nichts. Er ändert die Zahl der Tage, und damit alles.

Ob die Nachweise den Ausfall überleben

Der größte Posten im Beispiel ist nicht der Stillstand, sondern das, was danach fehlt: Aufmaße, Fotos, Nachträge, Kalkulationen. Leistung, die erbracht wurde und nicht mehr abgerechnet werden kann, weil der Beleg weg ist. Bei Bauleistungen kommt dazu, dass Kunden über Jahre Mängel geltend machen können. Ohne Dokumentation kann der Betrieb nicht gegenhalten. Wo diese Dinge liegen und ob sie mit dem Server verschwinden, ist dieselbe Frage wie im Beitrag Dokumente finden statt suchen, nur von der anderen Seite gestellt.

Die Rechnung, die sich lohnt

Mit der Kurve wird aus einem diffusen Risiko eine Rechnung. Im Beispiel kostet es rund 500 Euro, das Backup zu prüfen, vom Netz zu trennen und außer Haus zu lagern. Das Notfallpaket, ein Plan auf zwei Seiten, ein vorbereiteter Ersatzarbeitsplatz und ein Mobilfunk-Ersatz für den Internetausfall, kostet rund 3.400 Euro einmalig und rund 2.000 Euro im Jahr. Dazu kommt ein neuer Server mit ausgelagertem Backup für rund 19.000 Euro, der ohnehin fällig ist, weil der alte acht Jahre alt ist. Zusammen rund 23.000 Euro einmalig, plus rund 2.000 Euro im Jahr, gegen ein Szenario von 120.000. Der Ersatzserver aus dem Szenario zählt in den 120.000 nicht mit, ein neuer Server wäre so oder so fällig gewesen. Und vor allem: Aus zwölf Tagen können wenige Stunden werden. Die Rendite ist nicht das Backup, es sind die Tage, die wegfallen. Die Kurve wird nicht flacher. Sie wird kürzer.

Das ist der Grund, warum wir in der Digitalisierungsbewertung zuerst die Kurve rechnen und erst dann über Technik reden. Ein Betrieb, der weiß, dass Tag fünf 6.500 Euro kostet, diskutiert nicht mehr darüber, ob ein geprüftes Backup 500 Euro wert ist. Er fragt, warum das nicht längst erledigt ist.

Wie Sie anfangen

1. Die vier Zahlen holen. Jahresumsatz, produktive Tage, Materialanteil, Bürokosten je Tag. Eine halbe Stunde mit der letzten BWA, notfalls ein Anruf beim Steuerberater.
2. Die drei Stufen aufschreiben. Büro steht, erste Kolonne steht, alles steht. Je eine Zahl. Das ist Ihre Kurve, grob, aber Ihre.
3. Ehrlich schätzen, wie viele Tage es heute dauern würde. Wurde das Backup je zurückgespielt? Steht irgendwo, wen man anruft? Wenn beides „nein" ist, rechnen Sie nicht mit zwei Tagen.
4. Multiplizieren. Stufe mal Tage. Die Zahl, die dabei herauskommt, gehört auf den Schreibtisch des Chefs, nicht in einen Ordner.
5. Die Tage verkürzen, nicht die Technik vergolden. Backup zurückspielen proben, Notfallkontakte auf eine Seite, Sicherung offline und außer Haus. Das sind die drei Handgriffe mit dem größten Effekt auf die Kurve, und keiner davon braucht einen neuen Server.

Fazit

Ein Stillstand kostet nicht das kaputte Gerät. Er kostet Tage, und jeder Tag kostet mehr als der davor, bis der ganze Betrieb steht. Die Ausfallkurve macht aus dieser Angst eine Zahl, und die Zahl lässt sich mit vier Werten aus der Buchhaltung grob bestimmen. Was Sie dann sehen, ist fast immer dasselbe: Die Technik ist der kleinste Posten. Die Tage sind der große. Und die Tage lassen sich verkürzen, mit Handgriffen, die weniger kosten als ein einziger Tag auf Stufe drei.

In der Digitalisierungsbewertung, unserem Tag vor Ort, an dem wir Risiken und Potentiale eines Betriebs in Euro rechnen, ist die Ausfallkurve die erste Seite, die ein Chef wirklich liest. Nicht, weil sie Technik erklärt. Sondern weil er darin seinen Hof sieht, mit drei Kolonnen darauf, die nichts zu tun haben.

Der Server ist das Billigste am Stillstand. Die Gerüste, die weiterlaufen, sind das Teuerste. Dazwischen liegen die Tage, und die bestimmen Sie.

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