"Was kostet eine App?" ist wie "Was kostet ein Haus?" - es kommt drauf an. Aber anders als bei Immobilien gibt es bei Software keine Quadratmeterpreise. Deshalb hier eine ehrliche Übersicht, damit Sie wissen, womit Sie rechnen müssen.
Die Wahrheit zuerst
Individuelle Software ist nicht billig. Wer Ihnen erzählt, eine maßgeschneiderte Unternehmenslösung gibt es für 2.000 Euro, der lügt oder versteht nicht, was Sie brauchen.
Gleichzeitig: Individuelle Software ist oft günstiger als gedacht - vor allem im Vergleich zu den versteckten Kosten von Standardsoftware oder dem Weiterwursteln mit Excel.
Die drei Kostenblöcke
1. Entwicklungskosten (einmalig)
Das ist der offensichtliche Teil: Was kostet es, die Software zu bauen?
Kleine Lösung (z.B. digitales Formular, einfache Datenverwaltung):
5.000 - 15.000 Euro
Mittlere Lösung (z.B. Auftragsmanagement mit mobiler App, Kundenverwaltung mit Schnittstellen):
15.000 - 50.000 Euro
Umfangreiche Lösung (z.B. komplettes ERP für einen Betrieb, Multi-User-System mit vielen Modulen):
50.000 - 150.000 Euro
Viele Unternehmen scheuen 30.000 € Software – übersehen aber, dass sie diese Summe jedes Jahr in manueller Arbeit und Fehlern verbrennen.
Diese Zahlen sind Orientierungswerte. Der tatsächliche Preis hängt davon ab:
- Wie komplex sind Ihre Prozesse?
- Wie viele Benutzer arbeiten damit?
- Welche Schnittstellen brauchen Sie (DATEV, Warenwirtschaft, etc.)?
- Brauchen Sie eine mobile App oder reicht eine Webanwendung?
- Wie hoch sind Ihre Anforderungen an Design und Benutzerfreundlichkeit?
2. Laufende Kosten (monatlich/jährlich)
Software ist nie "fertig". Sie braucht Pflege, Updates, Anpassungen.
Hosting & Infrastruktur: 50 - 300 Euro/Monat
(Server, Datenbank, Backups, SSL-Zertifikate)
Wartung & Updates: 100 - 500 Euro/Monat
(Sicherheitsupdates, Bugfixes, kleine Anpassungen)
Support: nach Aufwand oder Pauschale
(Fragen beantworten, bei Problemen helfen)
Insgesamt sollten Sie mit 2-5% der Entwicklungskosten pro Jahr für Wartung rechnen. Bei einer 30.000-Euro-Lösung also 600-1.500 Euro jährlich.
3. Versteckte Kosten (oft vergessen)
Diese Kosten tauchen in keinem Angebot auf, sind aber real:
- Ihre Zeit: Anforderungen formulieren, Feedback geben, testen - das kostet Arbeitszeit.
- Schulung: Mitarbeiter müssen die neue Software lernen.
- Umstellungsphase: Während der Einführung läuft es holpriger.
- Datenübernahme: Bestehende Daten müssen in das neue System.
- Hardware: Eventuell neue Tablets, Scanner, etc.
Der Vergleich: Individualsoftware vs. Alternativen
Standardsoftware (SaaS)
SaaS zwingt Prozesse – Individualsoftware folgt ihnen.
Klingt erstmal günstiger: 50 Euro pro User pro Monat, fertig. Aber:
- Bei 10 Usern: 500 Euro/Monat = 6.000 Euro/Jahr = 30.000 Euro in 5 Jahren
- Plus Einrichtung, Schulung, Anpassungen
- Plus Frustkosten: Workarounds für Funktionen, die nicht passen
- Plus Abhängigkeit: Der Anbieter bestimmt, wann sich was ändert
Standardsoftware ist günstig, solange Sie sich anpassen. Sobald Sie sich anpassen müssen, zahlen Sie mit Zeit, Workarounds und Frust.
Weitermachen mit Excel
Kostet "nichts" – stimmt aber nicht. Excel kostet kein Geld, aber es kostet Kontrolle.
- Zeit für manuelle Arbeit: Wenn eine Bürokraft 2 Stunden täglich mit Excel-Jonglage verbringt, sind das bei 30 Euro Stundenkosten 1.200 Euro/Monat
- Fehlerkosten: Falsche Daten, verlorene Aufträge, doppelte Arbeit
- Opportunitätskosten: Was könnte der Betrieb schaffen, wenn die Zeit sinnvoller genutzt würde?
Wann lohnt sich individuelle Software?
Die ehrliche Antwort: Nicht immer. Individuelle Software lohnt sich, wenn:
- Standardsoftware nicht passt. Ihre Prozesse sind speziell, Fertiglösungen zwingen Sie in falsche Abläufe.
- Die Einsparung größer ist als die Kosten. Zeit, Fehler, verlorene Aufträge - wenn das mehr kostet als die Software, lohnt es sich.
- Sie langfristig denken. Die Investition amortisiert sich über Jahre, nicht Monate.
- Sie unabhängig bleiben wollen. Keine Lizenzkosten, keine Abhängigkeit von Anbietern.
Wie wir Kosten kalkulieren
Wir arbeiten mit Festpreisen oder Kostenrahmen - keine bösen Überraschungen. So läuft es ab:
- Erstgespräch (kostenlos): Wir verstehen Ihre Situation und Anforderungen.
- Grobkonzept: Wir skizzieren die Lösung und nennen einen Preisrahmen.
- Detailangebot: Nach Verfeinerung der Anforderungen gibt es einen Festpreis.
- Keine versteckten Kosten: Was im Angebot steht, gilt. Änderungswünsche während der Entwicklung werden separat besprochen und bepreist.
Fazit
Individuelle Software kostet Geld. Aber sie kann auch Geld sparen - und vor allem Zeit, Nerven und verlorene Aufträge.
Die wichtigste Frage ist nicht "Was kostet es?", sondern "Was kostet es, es nicht zu tun?"
Software ist eine Investition. Chaos ist ein Dauerabo.
