Es fängt harmlos an: Eine Excel-Liste hier, ein kleines Tool dort. Jedes für sich sinnvoll. Aber irgendwann merken Sie: Das Puzzle passt nicht mehr zusammen. Diese 5 Warnsignale zeigen, dass es Zeit ist zu handeln.
Insellösungen kosten selten auf einen Schlag viel Geld – aber jeden Tag ein bisschen. Zeit, die niemand misst. Fehler, die niemand zählt. Entscheidungen, die niemand auf Basis sauberer Zahlen trifft. Die teuersten Systeme sind die, die niemandem gehören.
Warnsignal 1: Dieselben Daten werden mehrfach gepflegt
Ein neuer Kunde? Eintrag in die Kundenliste. Und in die Angebotsliste. Und in die Rechnungsvorlage. Und in das Tool für die Außendienstplanung.
Wenn Sie Informationen an mehr als einer Stelle eingeben müssen, haben Sie ein System-Problem. Nicht, weil Sie es falsch machen, sondern weil Ihre Werkzeuge nicht miteinander sprechen.
Die Folge: Irgendwann stimmen die Daten nicht mehr überein. In der Kundenliste steht die neue Adresse, in der Rechnungsvorlage noch die alte. Keiner weiß, welche Version stimmt.
Warnsignal 2: Auswertungen sind Handarbeit
"Können Sie mir mal die Umsatzzahlen nach Kunden aufgeschlüsselt geben?" Und dann beginnt das Kopieren, Zusammenführen, Neu-Berechnen.
Wenn eine einfache Auswertung mehr als 10 Minuten dauert, stimmt etwas nicht. Ihre Daten sind da, aber Sie kommen nicht ran. Wenn Sie Zahlen nur mit Aufwand bekommen, steuern Sie nicht – Sie reagieren.
Die Folge: Entscheidungen werden aus dem Bauch getroffen, weil die Zahlen zu aufwändig zu ermitteln sind. Das ist kein Führungsstil – das ist Blindflug.
Warnsignal 3: Nur eine Person kennt sich aus
"Das macht Frau Meier, die weiß wie das geht." Was, wenn Frau Meier krank wird? Im Urlaub ist? Kündigt?
Insellösungen sind oft Einzel-Lösungen. Eine Person hat sie gebaut, eine Person versteht sie. Das ist ein Risiko.
Die Folge: Wissensmonopole. Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern. Und irgendwann der Schock, wenn die Person weg ist und niemand weiß, wie der Laden läuft.
Warnsignal 4: Informationen fallen durchs Raster
"Das hab ich Ihnen doch geschickt - per E-Mail!" Ja, aber das System weiß nichts davon. Die Information ist da, aber nicht dort, wo sie hingehört.
Wenn wichtige Informationen in E-Mails, auf Zetteln, in Chat-Nachrichten verstreut sind statt in einem System zu leben, gehen Dinge verloren. Was nicht im System ist, existiert betriebswirtschaftlich nicht.
Die Folge: Versäumte Termine, vergessene Aufträge, verlorene Anfragen. Und wenn es zur Prüfung kommt: keine Nachweise. Das ist kein Organisationsproblem – das ist ein Haftungsrisiko.
Warnsignal 5: Neue Anforderungen sind "nicht möglich"
"Das geht leider nicht, die Tabelle ist zu kompliziert." Wenn Ihre Tools Sie einschränken statt zu unterstützen, stimmt was nicht.
Insellösungen wachsen organisch. Irgendwann sind sie so komplex, dass Änderungen mehr Aufwand bedeuten als Nutzen. Das System beherrscht Sie, nicht umgekehrt.
Die Folge: Stillstand. Neue Ideen werden abgelehnt, weil sie "technisch nicht umsetzbar" sind. Obwohl es eigentlich nur an den alten Werkzeugen liegt.
Der Realitätscheck
Hand aufs Herz: Wie viele dieser Warnsignale erkennen Sie wieder?
- 0-1: Noch im grünen Bereich. Behalten Sie die Situation im Auge.
- 2-3: Es wird Zeit, über Alternativen nachzudenken.
- 4-5: Die Situation kostet Sie jeden Tag Geld und Nerven. Handeln Sie.
Was Sie tun können
Es geht nicht darum, ein weiteres Tool einzuführen – sondern Verantwortung für die Gesamtstruktur zu übernehmen. Nicht alles muss sofort umgestellt werden. Aber ohne Systemdenken bleibt es Flickwerk.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Welche Systeme und Listen gibt es? Wer nutzt sie wofür? Wo überschneiden sich Daten? Schreiben Sie es auf - oft ist das allein schon erhellend.
Schritt 2: Schmerzpunkte identifizieren
Was kostet am meisten Zeit? Wo passieren die meisten Fehler? Was frustriert Ihre Mitarbeiter am meisten? Fokussieren Sie sich auf die größten Probleme.
Schritt 3: Lösung planen
Nicht alles auf einmal. Fangen Sie mit dem größten Schmerzpunkt an. Eine Lösung, die ein Problem wirklich löst, ist besser als eine, die alles ein bisschen besser macht.
- Wir denken als Architekten: Nicht einzelne Tools optimieren, sondern Gesamtstruktur gestalten.
- Wir räumen auf: Tool-Zoo auflösen, Datenflüsse klären, Verantwortlichkeiten definieren.
- Wir verhindern Flickwerk: Eine Lösung, die wächst – statt zehn, die konkurrieren.
Kostenlose Bestandsaufnahme: Was haben Sie? Wo hakt es? Was wäre möglich?
Fazit
Insellösungen sind nicht per se schlecht. Sie entstehen aus guten Gründen und lösen echte Probleme. Aber sie skalieren nicht. Irgendwann werden aus Lösungen selbst Probleme.
Die Warnsignale zu erkennen ist der erste Schritt. Der zweite ist, etwas dagegen zu tun - bevor der Leidensdruck zu groß wird.
