"Wir brauchen eine Software, die unsere Abläufe digitalisiert." Klingt gut. Aber was, wenn die Abläufe selbst das Problem sind? Software macht Chaos nicht besser - nur schneller.
Das Missverständnis
Viele Betriebe hoffen, dass neue Software ihre Probleme löst. Doch Software ist ein Werkzeug, kein Zauberstab. Sie bildet ab, was Sie ihr vorgeben. Und wenn das ein Durcheinander ist, bekommen Sie ein digitales Durcheinander.
Unklare Prozesse kosten selten sofort Geld – aber jeden Tag Entscheidungsqualität. Wenn niemand weiß, wie es eigentlich laufen soll, kann auch keine Software helfen.
Deshalb: Bevor Sie Software einführen, schauen Sie sich Ihre Prozesse an. Nicht um sie perfekt zu machen - sondern um zu verstehen, was Sie eigentlich digitalisieren wollen.
Typische Prozess-Probleme
Problem 1: "Das machen wir schon immer so"
Abläufe, die niemand mehr hinterfragt. Der Aushang am schwarzen Brett, obwohl alle E-Mail haben. Das Fax ans Lager, obwohl dort ein PC steht. Die Unterschrift auf Papier, obwohl sie digital ginge.
Die Frage: Macht dieser Schritt noch Sinn? Oder machen wir ihn nur, weil wir ihn immer gemacht haben?
Problem 2: Unnötige Schleifen
Ein Auftrag geht vom Vertrieb zum Chef zur Genehmigung, zurück zum Vertrieb, dann zur Disposition. Der Chef genehmigt alles, aber der Schritt ist trotzdem da - weil er "früher mal wichtig war".
Die Frage: Wer muss wirklich eingebunden werden? Und wer nur aus Gewohnheit?
Problem 3: Unklare Zuständigkeiten
"Dafür ist eigentlich der Meier zuständig - aber wenn der nicht da ist, macht es die Müller, oder der Schmidt." Klingt flexibel, ist aber ein Rezept für Fehler.
Die Frage: Wer ist verantwortlich? Nicht "wer könnte", sondern "wer ist".
Problem 4: Doppelte Arbeit
Der Außendienst notiert Kundenwünsche. Das Büro tippt sie ab. Der Innendienst prüft sie nochmal. Drei Mal anfassen, drei Mal Fehlerquelle.
Die Frage: Kann der, der die Information hat, sie nicht direkt eingeben?
Wie Sie Ihre Prozesse aufräumen
Schritt 1: Aufschreiben, was wirklich passiert
Nicht was im Handbuch steht. Nicht was der Chef denkt. Sondern was die Mitarbeiter tatsächlich tun. Am besten: Die fragen, die es täglich machen.
- Was ist der Auslöser? (Ein Anruf, eine E-Mail, ein Auftrag?)
- Was tun Sie als erstes?
- Was passiert dann?
- Wer muss noch involviert werden?
- Woran merken Sie, dass der Prozess fertig ist?
Schritt 2: Engstellen finden
Wo stockt es? Wo liegen Dinge rum? Wo passieren Fehler? Wo ärgern sich Mitarbeiter regelmäßig?
Diese Stellen sind Kandidaten für Verbesserung - unabhängig von Software.
Schritt 3: Aufräumen (nicht perfektionieren)
Nicht jeder Prozess muss optimiert werden. Aber die offensichtlichen Probleme sollten weg sein, bevor Sie sie in Software gießen. Alles, was Sie heute nicht entscheiden, entscheiden Sie später im Projekt – teurer.
- Unnötige Schritte streichen
- Zuständigkeiten klären
- Informationsflüsse begradigen
- Sonderfälle entscheiden (Was passiert, wenn...?)
Wann ist "gut genug"?
Prozesse müssen nicht perfekt sein. Sie müssen:
- Verstanden sein: Jeder weiß, was er tun soll.
- Funktionieren: In 90% der Fälle klappt es ohne Nachfragen.
- Beschreibbar sein: Sie können erklären, wie es läuft.
Wenn das gegeben ist, können Sie digitalisieren. Die Software wird den Prozess nicht verschlechtern - und Sie können ihn später noch verbessern.
Wenn wir Software entwickeln, schauen wir uns zuerst Ihre Prozesse an. Nicht um zu kritisieren, sondern um zu verstehen. Unklare Stellen klären wir gemeinsam – bevor sie in Code gegossen werden und Änderungen teuer werden.
Fazit
Software ist ein Verstärker. Sie verstärkt, was da ist. Wenn das gute Prozesse sind: wunderbar. Wenn es Chaos ist: Chaos im Turbo.
Deshalb: Erst aufräumen, dann digitalisieren. Nicht perfekt machen, aber verstehen und begradigen. Das ist keine Zeitverschwendung, sondern Investition.
Ihre Software wird es Ihnen danken. Und Ihre Mitarbeiter auch.
