Der Monteur vor Ort: Mobile Erfassung statt Zettelwirtschaft

Der Monteur kommt abends zurück, kramt einen zerknitterten Zettel aus der Jackentasche und legt ihn auf den Stapel. "Arbeitszeit hab ich draufgeschrieben, Material auch." Im Büro versucht jemand, die Handschrift zu entziffern. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Das Problem mit Papier

Papier ist geduldig. Zu geduldig. Es wartet im Handschuhfach, bis jemand es einsammelt. Es wird nass, zerknittert, verloren. Die Handschrift ist unleserlich, die Angaben unvollständig.

Und dann beginnt das Ratespiel im Büro:

Was bedeutet "3 Std."? Arbeitszeit? Anfahrt? Beides?
Welcher Kunde war das nochmal? "Müller, H." - es gibt drei davon.
Das Material - war das vom Lager oder hat der Monteur es gekauft?
Die Unterschrift des Kunden - ist die überhaupt lesbar?

Jeder verlorene Zettel kostet Geld. Jede Rückfrage kostet Zeit. Jeder unleserliche Eintrag bedeutet Ärger.

Jeder nicht dokumentierte Auftrag ist ein Risiko – nicht nur ein Organisationsproblem. Unvollständige Leistungsnachweise sind kein Ärgernis, sondern ein Abrechnungsrisiko. Und wenn Sie als Geschäftsführer nicht wissen, welche Aufträge gerade laufen und wie lange sie dauern, fehlt Ihnen die Grundlage für Entscheidungen.

Die Alternative: Das Smartphone als Werkzeug

Jeder Monteur hat ein Smartphone. Warum nicht damit arbeiten?

So kann ein typischer Ablauf aussehen:

07:30 - Monteur öffnet die App, sieht seine Aufträge für heute
08:00 - Beim Kunden: Tippen auf "Arbeit starten" - die Zeit läuft
10:30 - Arbeit fertig: Material aus der Liste auswählen, Menge eingeben
10:35 - Foto vom Ergebnis machen, Kunde unterschreibt auf dem Display
10:36 - Tippen auf "Fertig" - alles ist im Büro

Keine Zettel, keine Rückfragen, keine verlorenen Daten. Der Auftrag kann noch am selben Tag abgerechnet werden.

Was mobile Erfassung kann

Zeiterfassung

Start- und Endzeit automatisch, mit GPS-Standort wenn gewünscht. Keine Diskussionen mehr über "Wie lange war der Monteur beim Kunden?"

Materialerfassung

Vorgefertigte Listen mit Ihren üblichen Materialien. Barcode-Scanner für eindeutige Zuordnung. Mengen tippen statt schreiben.

Fotodokumentation

Vorher/Nachher-Bilder direkt am Auftrag. Bei Schäden sofort dokumentiert. Für Abnahmen und Reklamationen unbezahlbar.

Kundenunterschrift

Digital auf dem Display. Rechtssicher, lesbar, nicht verlierbar.

Offline-Fähigkeit

Keller ohne Netz? Kein Problem. Alles wird lokal gespeichert und synchronisiert, sobald wieder Empfang da ist.

Was das Büro davon hat

Die Vorteile enden nicht beim Monteur:

Echtzeit-Überblick: Sehen, wer wo ist und wie weit die Aufträge sind.
Schnellere Abrechnung: Alle Daten sind da, die Rechnung kann sofort raus.
Keine Rückfragen: Vollständige Daten statt unleserlicher Notizen.
Bessere Planung: Daten über tatsächliche Arbeitszeiten helfen bei der Kalkulation.

"Früher haben wir freitags bis 21 Uhr Stundenzettel sortiert. Jetzt ist um 16 Uhr alles erledigt - und die Daten sind besser." - Büroleiterin eines Elektrobetriebs

Typische Einwände - und was dran ist

"Meine Monteure können das nicht"

Können sie WhatsApp benutzen? Dann können sie auch eine gut gemachte App bedienen. Die meisten Monteure sind froh, wenn sie abends keine Zettel mehr ausfüllen müssen.

"Das ist doch Kontrolle"

Zeiterfassung ist kein Misstrauen, sondern betriebliche Notwendigkeit. Wer Arbeitszeit nicht sauber erfasst, diskutiert später über Geld – und das ist immer unangenehm.

GPS-Tracking ist optional und muss mit dem Team abgesprochen werden. Aber die Grundfrage ist: Wollen Sie wissen, was in Ihrem Betrieb passiert – oder nicht?

"Smartphones gehen kaputt"

Stimmt. Aber Papier auch - nur dass man das nicht bemerkt, bis der Zettel weg ist. Daten in der App sind gesichert. Ein neues Gerät holt sie einfach wieder.

"Wir haben kein WLAN auf der Baustelle"

Brauchen Sie nicht. Eine gute App funktioniert offline und synchronisiert später. Das muss Standard sein.

Worauf Sie achten sollten

Nicht jede App ist gleich. Wichtige Kriterien:

Offline-Fähigkeit: Ohne Netz muss alles trotzdem funktionieren.
Einfache Bedienung: Wenn die Monteure sie nicht nutzen, bringt sie nichts.
Anpassbar: Ihre Materialien, Ihre Abläufe, Ihre Begriffe.
Anbindung ans Büro: Daten müssen ins Büro fließen, nicht in einer separaten App versauern.
Datenschutz: Wo liegen die Daten? Wer hat Zugriff?

Mobile Erfassung heißt nicht Cloud-Zwang. Entscheidend ist, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat. Viele Fertiglösungen speichern in US-Clouds – das muss nicht sein. Wir bieten deutsche Infrastruktur.

Standardapp oder Eigenlösung?

Es gibt Dutzende Apps für Zeiterfassung im Handwerk. Manche sind gut, manche passen nicht. Die Frage ist:

Passen Ihre Abläufe zur App? Wenn ja, kann eine Standardlösung reichen.

Oder muss die App zu Ihren Abläufen passen? Dann brauchen Sie etwas Individuelles.

                        Wie wir das anders machen:

                        Keine Insellösung: Mobile Erfassung als Teil Ihrer Gesamtlösung, nicht als separate App.
Kein Tool-Zoo: Eine Anwendung für alles – von der Erfassung bis zur Rechnung.
Deutsche Infrastruktur: Ihre Daten bleiben in Deutschland, kein US-Cloud-Zwang.
Prozess zuerst, App danach: Wir verstehen erst Ihre Abläufe, dann bauen wir die passende Lösung.

                    

Fazit

Mobile Erfassung ist keine Spielerei und kein Luxus. Es ist eine praktische Lösung für ein alltägliches Problem: Wie kriege ich die Daten von draußen ins Büro - vollständig, lesbar, ohne Verzögerung?

Die Technologie ist da. Die Smartphones sind da. Die Frage ist nur: Wann fangen Sie an?