Vom Zettelchaos zur digitalen Auftragsmappe: Wie ein Handwerksbetrieb 4.200 € Lehrgeld vermied

Wärmetechnik Becker (Name geändert) ist ein typischer Handwerksbetrieb: 12 Mitarbeiter, davon 8 Monteure im Außendienst, ein Meister, eine Bürokraft, zwei Azubis und der Chef. Heizungen, Sanitär, Kundendienst. Was hier passierte, passiert in tausenden Betrieben. Diese Geschichte ist ihre.

Wie es vorher war

Morgens um 7 Uhr im Büro: Die Monteure holen ihre Aufträge ab. Ausgedruckt, auf Papier. Kundendaten, Auftragsbeschreibung, Anfahrtsskizze. Manchmal fehlt was. "Die Telefonnummer steht nicht drauf?" - "Dann ruf halt hier an."

Die Monteure fahren raus. Arbeiten. Schreiben auf, was sie gemacht haben. Material auf dem Lieferschein. Arbeitszeit auf dem Stundenzettel. Kundenunterschrift auf dem Auftragsblatt. Drei Zettel pro Auftrag, mindestens.

Abends kommen die Zettel zurück. Wenn sie nicht im Transporter vergessen wurden. Oder unleserlich sind. Oder Kaffeeflecken haben.

Der Auslöser

Im Oktober 2023 ging ein Auftrag verloren. Nicht irgendeiner: Ein größerer Umbau bei einem Stammkunden. Der Monteur hatte die Arbeiten erledigt, der Zettel war irgendwo verschwunden. Erst als der Kunde drei Monate später eine Rechnung bekommen wollte (für die Steuer), fiel es auf.

4.200 Euro. Weg. Nicht weil jemand schlecht gearbeitet hätte, sondern weil ein Stück Papier verloren ging.

Das war der Moment, in dem Herr Becker sagte: "So geht es nicht weiter."

Was wir gemeinsam entwickelt haben

Keine Standard-Handwerkersoftware von der Stange – nicht, weil sie schlecht ist, sondern weil sie hier nicht passte. Herr Becker hatte zwei Systeme ausprobiert: zu kompliziert, zu viele Funktionen die keiner braucht, zu wenig Flexibilität bei den Dingen, die wichtig sind.

Stattdessen: Eine Anwendung, die genau das macht, was der Betrieb braucht. Nicht mehr, nicht weniger.

Die Kernfunktionen:

• Digitale Auftragsmappe: Alle Infos zum Auftrag auf dem Smartphone. Kundendaten, Vorgeschichte, Anfahrt, Notizen vom letzten Besuch.
• Mobile Erfassung: Arbeitszeit läuft automatisch. Material wird gescannt oder eingetippt. Fotos vom Vorher/Nachher. Kundenunterschrift auf dem Tablet.
• Echtzeit-Sync: Im Büro sieht man sofort, wenn ein Auftrag fertig ist. Kein Warten auf Zettel.
• Einfache Disposition: Kalenderansicht statt Whiteboard. Drag & Drop für die Planung.

Was schief ging

Digitalisierung ist kein Selbstläufer. Das haben wir gelernt:

Problem 1: Die Monteure waren skeptisch

"Jetzt sollen wir auch noch mit dem Handy rumfummeln?" Zwei der älteren Monteure waren nicht begeistert. Sie hatten 20 Jahre mit Papier gearbeitet, warum sollte sich das ändern?

Die Lösung: Wir haben die skeptischsten Mitarbeiter früh eingebunden. Nicht als Kritiker, sondern als Experten. "Was braucht ihr wirklich? Was nervt euch am meisten?" Ihre Antworten haben die App besser gemacht. Und plötzlich waren sie nicht mehr dagegen, sondern dafür.

Problem 2: Die Internetverbindung

Monteure arbeiten nicht im Büro. Sie arbeiten in Kellern, auf Dachböden, in Neubaugebieten ohne Netz. Eine App, die nur online funktioniert, ist nutzlos.

Die Lösung: Offline-Modus. Alles wird lokal gespeichert und synchronisiert, sobald wieder Netz da ist. Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht bei jeder Software.

Problem 3: Der erste Monat

Am Anfang war alles langsamer. Die Monteure mussten sich an die neue Arbeitsweise gewöhnen. Im Büro lief das alte und das neue System parallel. Doppelter Aufwand, Frust.

Die Lösung: Einen klaren Stichtag setzen. Ab Tag X nur noch digital. Kein Zurück. Das braucht Mut, aber es funktioniert. Nach zwei Wochen wollte keiner mehr zurück zu Papier.

Die Ergebnisse nach einem Jahr

Herr Becker weiß heute jederzeit, welche Aufträge offen, unterwegs oder abgeschlossen sind – ohne nachzufragen. Die Monteure können selbst nachschauen, was beim letzten Besuch war. Die Bürokraft hat Zeit für andere Dinge. Herr Becker geht freitags um 17 Uhr nach Hause.

Was es gekostet hat

Ehrliche Zahlen, weil das die Frage ist, die alle haben:

• Entwicklung der Anwendung: 18.000 Euro (einmalig)
• Tablets für die Monteure: 4.000 Euro (8 Geräte)
• Einführung und Schulung: 2.000 Euro
• Laufende Kosten: 200 Euro/Monat (Hosting, Updates, Support)

Der eine vergessene Auftrag hatte 4.200 Euro gekostet. Die nicht abgerechneten Kleinigkeiten übers Jahr vermutlich mehr. Die gesparte Zeit im Büro entspricht fast einer halben Stelle.

Die Investition hat sich nach etwa 14 Monaten bezahlt gemacht. Seitdem ist es Gewinn.

Was wir anders machen würden

Rückblickend:

• Früher die Monteure einbinden. Nicht erst bei der Einführung, sondern schon bei der Planung.
• Kleinere Schritte. Wir haben zu viel auf einmal gewollt. Erst Auftragserfassung, dann Disposition, dann Material - wäre klüger gewesen.
• Mehr Zeit für die Umstellung einplanen. Zwei Wochen Parallelphase waren zu kurz. Vier Wochen wären besser gewesen.

Fazit: Für wen sich das lohnt

Software ist ein Werkzeug. Sie macht gute Prozesse besser – aber schlechte Prozesse nicht gut.

Diese Art der Digitalisierung ist nicht für jeden. Sie lohnt sich, wenn:

• Sie mehr als 3-4 Mitarbeiter im Außendienst haben
• Informationen regelmäßig verloren gehen oder zu spät ankommen
• Sie Abende und Wochenenden mit Papierkram verbringen
• Standardsoftware nicht zu Ihren Abläufen passt

Sie lohnt sich nicht, wenn:

• Sie ein kleines Team sind, das sich mündlich abstimmen kann
• Ihre Prozesse noch nicht stabil sind (erst Prozesse klären, dann digitalisieren)
• Sie eine Software wollen, die Ihre Probleme von alleine löst