Von 12 Excel-Tabellen zu einer Anwendung: Ein Sicherheitsdienst berichtet

Dienstpläne in Excel. Objektinfos im Ordner. Notfallnummern auf Zetteln an der Wand. Und die WhatsApp-Gruppe als Kommunikationszentrale. So sah der Alltag bei einem mittelständischen Sicherheitsdienst aus – bis das System kollabierte.

Hinweis: Diese Case Study basiert auf einem realen Projekt. Namen und einige Details wurden zum Schutz des Kunden anonymisiert.

Das Unternehmen: Sicherheitsdienst mit 45 Mitarbeitern

Der Sicherheitsdienst – nennen wir ihn "SecureGuard" – betreut 12 Objekte in Norddeutschland: Bürogebäude, ein Einkaufszentrum, mehrere Industriegelände und eine Veranstaltungshalle. 45 Mitarbeiter arbeiten im Schichtbetrieb, 24/7, 365 Tage im Jahr.

Die Geschäftsführerin Frau M. übernahm das Unternehmen 2019 von ihrem Vater. Was sie erbte: Ein florierendes Geschäft – und ein IT-System aus den 90ern.

Die Ausgangssituation: Organisiertes Chaos

Bei unserem ersten Gespräch bat ich Frau M., mir alle Systeme zu zeigen, die im Unternehmen verwendet wurden. Das Ergebnis war... beeindruckend:

12 Excel-Tabellen für den täglichen Betrieb

• Dienstplan_2024.xlsx – Der Hauptdienstplan, 47 Tabellenblätter
• Dienstplan_2024_NEU.xlsx – "Die aktuelle Version" (war sie nicht)
• Mitarbeiter_Stammdaten.xlsx – Adressen, Telefonnummern, Qualifikationen
• Urlaubsplanung.xlsx – Wer wann frei hat
• Objekt_Übersicht.xlsx – Alle 12 Objekte mit Basisdaten
• Schlüsselliste.xlsx – Wer welche Schlüssel hat
• Stundennachweise_[Monat].xlsx – 12 Dateien, eine pro Monat
• Rechnungen_2024.xlsx – Für die Buchhaltung

Papierordner für die Objektinfos

Für jedes der 12 Objekte existierte ein dicker Ordner. Darin: Grundrisse, Ansprechpartner, Dienstanweisungen, Protokolle vergangener Vorfälle. Das Problem: Die Ordner standen im Büro. Die Mitarbeiter waren vor Ort.

WhatsApp als Kommunikationszentrale

Krankmeldungen, Schichttausch, Fragen zu Objekten – alles lief über WhatsApp. Eine Gruppe für alle, 45 Mitarbeiter, 200+ Nachrichten pro Tag. Wichtige Infos gingen unter. Und datenschutzrechtlich? Besser nicht drüber nachdenken.

Der Auslöser: Als alles zusammenbrach

Im März 2024 passierte, was passieren musste: Ein neuer Mitarbeiter sollte seinen ersten Dienst im Einkaufszentrum antreten. Er hatte:

• Keinen Schlüssel (die Schlüsselliste war nicht aktuell)
• Keine Dienstanweisung (der Ordner war im Büro, es war Samstagnacht)
• Keine Notfallnummern (der Zettel fehlte)
• Niemanden zum Fragen (die WhatsApp-Nachricht ging in 47 anderen unter)

Er stand zwei Stunden vor verschlossener Tür. Der Objektleiter des Einkaufszentrums war nicht erreichbar. Als er es endlich war, eskalierte die Situation. Das Einkaufszentrum drohte mit Kündigung des Vertrags.

Die Anforderungen: Was die neue Lösung können musste

In mehreren Workshops erarbeiteten wir gemeinsam, was die neue Anwendung leisten sollte:

1. Eine zentrale Wahrheit

Keine 12 Excel-Dateien mehr, von denen niemand weiß, welche aktuell ist. Ein System, eine Datenquelle, immer aktuell.

2. Mobiler Zugriff

Die Mitarbeiter sind vor Ort, nicht im Büro. Sie brauchen alle Infos auf dem Handy – Dienstanweisungen, Notfallnummern, Grundrisse, Ansprechpartner.

3. Offline-Fähigkeit

In Tiefgaragen und Kellern gibt es kein Netz. Die App muss auch ohne Internet funktionieren und sich später synchronisieren.

4. Einfache Bedienung

Die Mitarbeiter sind zwischen 19 und 63 Jahre alt. Die App muss für alle bedienbar sein – ohne Schulung.

5. Kommunikation ohne WhatsApp

Nachrichten an einzelne Mitarbeiter oder Teams, nachvollziehbar, datenschutzkonform.

6. Dienstplanung

Schichten erstellen, zuweisen, ändern. Mitarbeiter können Verfügbarkeiten angeben und Schichten tauschen.

Die Lösung: Eine App für alles

Nach 4 Monaten Entwicklung ging die neue Anwendung live. Was sie kann:

Die wichtigsten Funktionen im Detail

Objektmappe digital: Für jedes Objekt gibt es eine digitale Mappe mit allen relevanten Infos: Grundrisse, Dienstanweisungen, Ansprechpartner mit Telefonnummern (ein Tipp genügt zum Anrufen), Besonderheiten, Protokolle. Alles offline verfügbar.

Intelligenter Dienstplan: Die Disponentin erstellt Schichten im Web-Backend. Mitarbeiter sehen ihre Dienste in der App, können Verfügbarkeiten angeben und Tauschanfragen stellen. Bei Änderungen gibt es Push-Nachrichten.

Kontrollgänge mit NFC: An definierten Punkten im Objekt sind NFC-Tags angebracht. Der Mitarbeiter hält sein Handy dran – der Kontrollgang ist dokumentiert. Automatisch, manipulationssicher, ohne Papierlisten.

Vorfallprotokoll: Passiert etwas, dokumentiert der Mitarbeiter es direkt in der App: Text, Fotos, Standort, Uhrzeit. Die Geschäftsführung sieht es sofort. Kein Zettel mehr, der erst Tage später im Büro ankommt.

Nachrichten: Statt WhatsApp-Chaos gibt es jetzt gezielte Kommunikation. Nachrichten an einzelne Mitarbeiter, an Teams oder an alle. Mit Lesebestätigung. DSGVO-konform.

Die Ergebnisse: Nach 12 Monaten

Ein Jahr nach dem Go-Live haben wir gemeinsam Bilanz gezogen:

Was die Zahlen bedeuten

87% weniger Rückfragen: Früher klingelte ständig das Telefon. "Wie ist der Code für das Tor?" "Wer ist der Ansprechpartner nachts?" "Wo finde ich die Dienstanweisung?" Jetzt steht alles in der App. Die Mitarbeiter sind selbstständiger, die Geschäftsführung hat den Kopf frei.

Null Vorfälle durch fehlende Infos: Seit dem Go-Live gab es keinen einzigen Vorfall mehr, der auf fehlende Informationen zurückzuführen war. Keine fehlenden Schlüssel, keine veralteten Notfallnummern, keine unerreichbaren Ansprechpartner.

4 Stunden Zeitersparnis pro Woche: Die Disponentin verbrachte früher Stunden damit, Excel-Listen zu pflegen, Infos zusammenzusuchen und auf WhatsApp-Nachrichten zu antworten. Diese Zeit investiert sie jetzt in die Kundenbetreuung.

100% Akzeptanz: Das war die größte Sorge: "Werden die älteren Mitarbeiter das nutzen?" Nach anfänglicher Skepsis sind jetzt alle dabei. Der Schlüssel: Eine einfache Oberfläche und ein Pilot mit den skeptischsten Mitarbeitern.

Der Projektverlauf: Von der Idee zum Go-Live

Was wir gelernt haben

1. Die skeptischsten Mitarbeiter zuerst einbinden

Wir haben bewusst die kritischsten Stimmen in die Pilotphase geholt. Wenn Herr K. (61, "Ich brauch kein Smartphone für meinen Job") sagt "Das ist wirklich einfacher" – dann ziehen die anderen mit.

2. Offline-Fähigkeit ist kein Nice-to-have

Im Facility Management ist Offline-Fähigkeit Pflicht. Tiefgaragen, Keller, ländliche Gebiete – überall gibt es Funklöcher. Eine App, die dann nicht funktioniert, wird nicht genutzt.

3. Weniger ist mehr

Die erste Version hatte 20 geplante Features. Wir haben auf 8 reduziert. Lieber wenige Funktionen, die perfekt funktionieren, als viele halbgare.

4. Daten-Migration unterschätzen alle

Die 12 Excel-Tabellen in ein sauberes System zu überführen, hat länger gedauert als gedacht. Inkonsistente Daten, doppelte Einträge, veraltete Infos – das aufzuräumen war ein Projekt im Projekt.

Fazit: Hat sich das Investment gelohnt?

Die ehrliche Antwort: Ja, aber nicht wegen der Zahlen.

Natürlich sind 4 Stunden Zeitersparnis pro Woche messbar. Natürlich sind 87% weniger Rückfragen eine Entlastung. Aber was sich nicht in Zahlen fassen lässt:

• Das Gefühl, dass Informationen endlich stimmen
• Die Sicherheit, dass im Notfall alles griffbereit ist
• Der Stolz der Mitarbeiter auf "ihre" App
• Die Ruhe, nachts nicht mehr ans Telefon zu müssen