„Wir schicken unsere Rechnungen doch schon als PDF per Mail, das ist doch elektronisch." Diesen Satz hören wir seit zwei Jahren in fast jedem Betrieb. Er ist verständlich und leider falsch. Eine PDF ist im Sinne des Gesetzes keine E-Rechnung. Und die Pflichten dazu sind nicht in ferner Zukunft, sie gelten zum Teil schon.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Selbst ausstellen müssen Sie sie stufenweise bis 2028. Wer das jetzt in seine Abläufe einbaut, hat am Stichtag nichts zu tun. Und für viele Betriebe ist der Stichtag der nächste Jahreswechsel.
Dieser Beitrag erklärt, was gilt, ohne Juristendeutsch. Für die Details gibt es unten die Quellen, und für die Feinheiten Ihren Steuerberater.
Was eine E-Rechnung ist, und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Computer ohne Menschen lesen kann. Die Beträge, der Empfänger, die Positionen, die Steuer stehen nicht als Bild auf einer Seite, sondern als Daten in festen Feldern. Grundlage ist eine europäische Norm, die EN 16931.
In Deutschland gibt es dafür zwei gängige Formate:
- XRechnung: eine reine Datendatei (XML). Sieht für Menschen unlesbar aus, ist für Programme perfekt. Behörden verlangen dieses Format schon länger.
- ZUGFeRD: eine PDF, in der die Datendatei eingebettet ist. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, das Programm liest die Daten. Für den Mittelstand meist die angenehmere Variante, weil der Kunde die Rechnung wie gewohnt öffnen kann. Trotzdem sollte auch hier der Datensatz geprüft werden: Wenn PDF und eingebettete Daten voneinander abweichen, ist steuerlich der strukturierte Datensatz entscheidend.
eine normale PDF per Mail, ein eingescanntes Papier, ein Foto der Rechnung, eine Word-Datei. Alles davon gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung". Papier darf in der Übergangszeit weiter ohne Rückfrage verschickt werden, elektronische sonstige Rechnungen wie eine PDF brauchen die Zustimmung des Empfängers.
Wer muss wann was
Die Regelung betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Die Stufen:
- Seit 1. Januar 2025: Empfang. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Es gibt keine Übergangsfrist. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, aber die Datei muss unverändert aufbewahrt und lesbar gemacht werden können.
- Bis Ende 2026: Übergangszeit für den Versand. Papier geht weiterhin, andere elektronische Formate wie eine einfache PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
- Bis Ende 2027: verlängerte Übergangszeit für Betriebe, deren Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
- Ab 1. Januar 2028: Versand als E-Rechnung. Dann entfällt die Umsatzgrenze von 800.000 Euro; nur die Kleinunternehmer-Ausnahme bleibt.
Ausnahmen, die für kleine Betriebe wichtig sind: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiter als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie empfangen können. Und für Leistungen an Privatkunden ändert sich nichts.
Was das in der Praxis heißt
Empfang: schon jetzt
Ihr Lieferant, der Großhändler, der Fuhrpark-Dienstleister: Wenn die eine E-Rechnung schicken, muss bei Ihnen jemand damit umgehen können. Bei einer ZUGFeRD-Datei merken Sie es kaum, die PDF sieht aus wie immer. Bei einer XRechnung bekommen Sie eine Datei, die Sie ohne Programm nicht lesen können. Sie brauchen also etwas, das die Datei anzeigt, prüft und an die Buchhaltung weitergibt.
Und Sie müssen die Datei so aufbewahren, wie sie angekommen ist. Ausdrucken und den Ausdruck abheften reicht nicht, die Daten müssen erhalten bleiben. Für die Frist gelten seit 2025 acht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege.
Versand: jetzt vorbereiten, bis 2028 umgestellt
Wenn Ihre Rechnungen heute in Word oder Excel entstehen, ist das der Moment, das zu ändern. Nicht, weil es verboten wäre, sondern weil aus einer Word-Datei keine E-Rechnung wird. Entscheidend ist, dass am Ende ein strukturierter Datensatz entsteht, in dem Positionen, Preise und Steuersätze als Daten stehen. Das geht theoretisch auch aus einer Excel-Tabelle heraus, aber dann baut man sich genau die Nebenlösung, die man mit der E-Rechnung loswerden wollte.
Und die ehrliche Zwischenfrage, bevor Sie weiterlesen: Wer ein gängiges Rechnungsprogramm oder DATEV nutzt, kann ZUGFeRD vermutlich schon. Ein Haken in den Einstellungen, ein Testversand an den Steuerberater, fertig. Dafür braucht niemand neue Software. Der Rest dieses Beitrags richtet sich an die, bei denen die Rechnung aus Word, aus Excel oder aus mehreren Programmen kommt, die sich nicht kennen.
Der gute Teil: Wenn Ihre Rechnungen ohnehin aus einer Anwendung kommen, in der Angebot, Auftrag und Rechnung zusammenhängen, ist die E-Rechnung eine Ausgabeform, keine neue Arbeit. Dieselben Daten, ein anderes Format, ein Klick.
- Rechnungen als ZUGFeRD und XRechnung ausgeben, aus denselben Daten wie die Papierrechnung. Das Gesetz verlangt nur ein normkonformes Format, aber der Kunde bekommt so das, was sein System lesen kann.
- Eingehende E-Rechnungen lesen, anzeigen und technisch prüfen, auch reine XRechnungen, und die Daten ohne Abtippen in die Buchhaltung übernehmen. Eine Validierung erkennt Format- und Geschäftsregelfehler, bevor sie den Vorsteuerabzug kosten, das merkt sonst erst der Betriebsprüfer. Sie ersetzt aber nicht die Prüfung, ob die Rechnung inhaltlich stimmt.
- Rechnungsdaten prüfen, bevor die Rechnung rausgeht: die gesetzlichen Pflichtangaben, und bei bestimmten Empfängern zusätzliche Angaben wie eine Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber.
- Die Datei unverändert archivieren, mit der Rechnung verknüpft, acht Jahre lang auffindbar.
- An den Steuerberater übergeben, etwa über die DATEV-Schnittstelle, damit dort nicht wieder abgetippt wird. Wie das läuft, steht im Beitrag DATEV-Anbindung.
Drei typische Fehler
- Die Übergangsfrist als Aufschub verstehen. Die Frist gilt nur für den Versand. Der Empfang ist seit 2025 Pflicht, und die Lieferanten stellen schneller um, als viele erwarten.
- „Wir machen das später mit einem PDF-Konverter." Wenn der Konverter die Werte aus einer fertigen PDF per Texterkennung oder KI wieder herauslesen muss, bauen Sie erst Daten in ein Bild und versuchen anschließend, die Daten wieder daraus herauszubekommen. Für einzelne Altbelege kann das helfen. Als dauerhafter Rechnungsprozess ist es der falsche Weg, und die Fehler baden Sie beim Kunden aus.
- Das Thema an die Buchhaltung delegieren. Die Buchhaltung empfängt. Der Versand entsteht aber dort, wo Angebote und Aufträge entstehen. Wenn die beiden Stellen nicht dasselbe System nutzen, wird es doppelt.
Was Sie jetzt tun können
- Prüfen, ob Sie eine XRechnung öffnen könnten. Lassen Sie sich von einem Lieferanten eine schicken, oder bitten Sie Ihren Steuerberater um eine Testdatei. Wenn niemand im Betrieb weiß, was damit zu tun ist, ist das Ihr erster Punkt.
- Klären, woher Ihre Rechnungen kommen. Word, Excel, ein Programm, mehrere Programme? Daraus ergibt sich, ob Sie eine Funktion brauchen oder einen neuen Ablauf.
- Ihre Umsatzgrenze kennen. Über oder unter 800.000 Euro im Vorjahr entscheidet, ob Ihre Frist Ende 2026 oder Ende 2027 läuft. Rechnen Sie nicht knapp, ein gutes Jahr kann die Frist verkürzen.
- Mit dem Steuerberater über die Übergabe sprechen. Der freut sich über strukturierte Daten mehr als über gescannte Belege, und er weiß, welche Kanäle er bevorzugt.
Fazit
Die E-Rechnung ist keine Digitalisierungsinitiative, sie ist eine Pflicht mit Kalender. Der Empfang gilt schon, der Versand kommt sicher. Wer seine Rechnungen aus einer Anwendung heraus schreibt, in der die Daten ohnehin liegen, erledigt das mit einer Funktion. Wer sie in Word schreibt, hat ein Projekt vor sich, und 2028 ist näher, als es klingt.
Eine PDF ist keine E-Rechnung. Aber eine E-Rechnung kann aussehen wie eine PDF, wenn die Daten dahinter stimmen.
Quellen und Hinweise
- Wachstumschancengesetz (2024): führt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze ein, Empfangspflicht ab 1. Januar 2025, Übergangsfristen für den Versand bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 (Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro), Pflicht für alle ab 1. Januar 2028.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur Einführung der E-Rechnung: Definition nach EN 16931, zulässige Formate (unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1), Empfang per E-Mail ausreichend, Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 mit Präzisierungen zur Prüfung eingehender E-Rechnungen und definierten Fehlerklassen: Ein Formatfehler kann dazu führen, dass die Datei nur noch als „sonstige Rechnung" gilt; besteht bereits E-Rechnungspflicht, liegt damit grundsätzlich keine ordnungsgemäße E-Rechnung vor. Für den Vorsteuerabzug spielen zusätzlich Rechnungsberichtigung und andere Nachweise eine Rolle. Inhaltsfehler bei Pflichtangaben sind davon getrennt zu prüfen.
- Jahressteuergesetz 2024: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, müssen sie aber empfangen können.
- Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (2024): verkürzt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege und Rechnungen von zehn auf acht Jahre, wirksam seit 2025.
Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen und Ausnahmen können sich ändern, maßgeblich sind die aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums und die Auskunft Ihres Steuerberaters.
Verwandt auf die.entwicklerin.net: E-Rechnung aus der eigenen Webapp: XRechnung und ZUGFeRD mit PHP, die technische Seite: wie XRechnung und ZUGFeRD in einer PHP-Anwendung entstehen.
