Jeden Monat das gleiche Spiel: Belege sammeln, sortieren, zum Steuerberater bringen oder hochladen. Rechnungen exportieren, Kontoauszüge zuordnen. Es muss einen besseren Weg geben - und den gibt es.
Warum DATEV?
DATEV ist in Deutschland der Standard für die Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Über 2,5 Millionen Unternehmen arbeiten damit. Ihr Steuerberater fast sicher auch.
Das bedeutet: Wenn Ihre Software mit DATEV "sprechen" kann, wird vieles einfacher:
- Rechnungen automatisch übergeben statt manuell eintippen
- Belege digital zuordnen statt in Ordnern wühlen
- Fehler reduzieren durch automatische Übertragung
- Zeit sparen - bei Ihnen und beim Steuerberater
Jede manuell erfasste Rechnung zahlen Sie zweimal: einmal im Büro, einmal beim Steuerberater. Das sind Honorarkosten, die Sie sich sparen könnten. Dazu kommen Fehler durch Medienbrüche, Stress bei Betriebsprüfungen und die Zeit, die Sie in Tätigkeiten stecken, die keinen Umsatz erzeugen.
Was "DATEV-Anbindung" bedeutet
Nicht alle DATEV-Schnittstellen sind gleich. Es gibt verschiedene Wege, Daten mit DATEV auszutauschen:
DATEV-Format (Buchungsstapel)
Der klassische Weg: Ihre Software exportiert Daten in einem Format, das DATEV verstehen kann. Sie oder Ihr Steuerberater importiert diese Daten dann in DATEV.
DATEV Unternehmen online
Die modernere Variante: Belege werden direkt in die DATEV-Cloud hochgeladen. Der Steuerberater sieht sie sofort, kann sie verarbeiten und zuordnen.
DATEV Schnittstellen (API)
Die automatisierteste Lösung: Daten fließen ohne manuellen Export/Import zwischen Ihrer Software und DATEV. Das erfordert eine Zertifizierung bei DATEV.
Was sich für Sie ändert
Ohne DATEV-Anbindung
- Rechnung schreiben
- Rechnung ausdrucken oder als PDF speichern
- In Ordner ablegen oder hochladen
- Am Monatsende alles sammeln
- Zum Steuerberater schicken
- Warten auf Rückfragen
- Nachliefern, was fehlt
Mit DATEV-Anbindung
- Rechnung schreiben
- Klick auf "An DATEV senden"
- Fertig
Keine Ordner, kein Sammeln, kein Nachliefern. Die Daten sind da, wo sie hingehören.
DATEV-Anbindung spart nicht nur Zeit – sie spart Diskussionen. Weniger Rückfragen, weniger Korrekturen, weniger Stress vor der Betriebsprüfung.
Was Ihr Steuerberater dazu sagt
Die meisten Steuerberater freuen sich über digitale Mandanten. Weniger Papier, weniger Nachfragen, bessere Datenqualität.
Aber: Fragen Sie vorher. Nicht jeder Steuerberater nutzt alle DATEV-Funktionen. Klären Sie:
- Welche Schnittstelle bevorzugt Ihr Steuerberater?
- Nutzt er DATEV Unternehmen online?
- In welchem Format sollen Daten ankommen?
- Gibt es spezielle Anforderungen für Ihre Branche?
Typische Szenarien
Ausgangsrechnungen übergeben
Sie schreiben Rechnungen in Ihrer Software. Diese werden automatisch im DATEV-Format exportiert oder direkt übertragen. Der Steuerberater bucht sie ohne manuelle Eingabe.
Belege digitalisieren
Eingangsbelege (Lieferantenrechnungen, Quittungen) werden fotografiert oder gescannt. Sie landen in DATEV Unternehmen online und können dort zugeordnet werden.
Kassenbuch führen
Bareinnahmen und -ausgaben werden erfasst und im richtigen Format an DATEV übergeben. GoBD-konform, revisionssicher.
Was zu beachten ist
Kontenliste abstimmen
DATEV arbeitet mit Sachkonten. Ihre Rechnungskategorien müssen auf diese Konten gemappt werden. Das macht man einmal bei der Einrichtung.
Steuerschlüssel beachten
19% MwSt, 7% MwSt, steuerfrei - diese Information muss korrekt übertragen werden. Fehler hier sind ärgerlich.
Belegnummern einhalten
Fortlaufend, lückenlos, nicht veränderbar. Das Finanzamt ist da empfindlich.
Datenhoheit beachten
DATEV ist kein US-SaaS. Daten bleiben im deutschen Rechtsraum – ein wichtiger Unterschied zu vielen Cloud-Lösungen. Für sensible Finanzdaten ein echter Vorteil.
- Nicht nur Export: Durchgängige Integration, nicht nur ein CSV-Button.
- Prüfungstauglich: GoBD-konform, revisionssicher, dokumentiert.
- Mit Ihrem Steuerberater abgestimmt: Wir sprechen vorher mit ihm – damit es praktisch funktioniert, nicht nur technisch.
- Deutsche Infrastruktur: Ihre Finanzdaten bleiben in Deutschland.
Häufige Fragen
"Brauche ich selbst DATEV?"
Nicht unbedingt. Für den Export im DATEV-Format brauchen Sie keine eigene DATEV-Lizenz. Für DATEV Unternehmen online schon - das sind ca. 15-30 Euro/Monat.
"Was kostet die Integration?"
Das hängt vom Umfang ab. Ein einfacher Export ist günstiger als eine vollautomatische Anbindung. Wir kalkulieren das transparent.
"Kann ich das auch nachträglich einbauen?"
Ja, aber es ist einfacher, wenn man es von Anfang an mitdenkt. Sagen Sie uns, dass Sie DATEV-Anbindung wollen - dann planen wir das ein.
Fazit
DATEV-Anbindung ist kein Hexenwerk, aber auch keine Kleinigkeit. Richtig gemacht, spart sie Ihnen jeden Monat Stunden an manueller Arbeit und reduziert Fehler.
Der Schlüssel ist die Abstimmung: zwischen Ihrer Software, Ihrem Steuerberater und Ihren Prozessen. Wenn das stimmt, läuft es.
