Der Kunde fragt nach einem Angebot. Jetzt beginnt das Ritual: Word öffnen, altes Angebot suchen, anpassen, Preise nachschauen, kalkulieren, formatieren, prüfen, PDF erstellen, senden. Zwei Stunden später ist das Angebot draußen. Wenn Sie Glück haben.
Wer Angebote erst nach zwei Stunden verschickt, verliert Aufträge an Betriebe, die nach fünf Minuten antworten. Das ist keine Theorie – das ist Alltag.
Warum Angebote so lange dauern
Nicht weil sie komplex sind. Sondern weil jedes Mal dasselbe neu gemacht wird:
- Kundendaten raussuchen und eintippen
- Positionen formulieren (die Sie schon hundertmal formuliert haben)
- Preise nachschauen (in verschiedenen Listen und Tabellen)
- Kalkulieren (Arbeitszeit + Material + Anfahrt + Marge)
- Layout anpassen (warum ist das Logo wieder verrutscht?)
Das ist keine Wertschöpfung. Das ist Verwaltung. Und Verwaltung verkauft nichts.
Wie schnelle Angebote funktionieren
- Word öffnen
- Vorlage suchen
- Kundendaten eintippen
- Positionen formulieren
- Preise raussuchen
- Kalkulieren
- Formatieren
- PDF erstellen
- E-Mail schreiben
- Versenden
= 1-2 Stunden
- Kunde auswählen
- Positionen anklicken
- Mengen anpassen
- Klick auf "Erstellen"
- Klick auf "Senden"
= 5 Minuten
Die Bausteine
Kundenstammdaten
Der Kunde existiert schon im System. Name, Adresse, Ansprechpartner - einmal erfasst, immer verfügbar. Kein Tippen, kein Suchen.
Positionsvorlagen
Ihre häufigsten Leistungen sind vordefiniert. Mit Beschreibung, mit Einheit, mit Preis. Sie klicken an, statt zu formulieren.
Statt "Installation Heizkörper Typ X inkl. Anschluss, Entlüftung und Funktionsprüfung" jedes Mal neu zu schreiben, wählen Sie "Heizkörper-Installation" aus der Liste. Die Beschreibung ist da, der Preis ist da.
Intelligente Kalkulation
Material × Menge + Arbeitszeit × Stundensatz + Anfahrt = Preis. Die Software rechnet, Sie entscheiden nur, ob der Preis passt.
Automatisches Layout
Ihr Logo sitzt immer richtig. Die Schrift stimmt. Die Summen werden automatisch gebildet. Kein Gefummel mit Formatierungen.
Direktversand
PDF wird erstellt, E-Mail mit Begleittext vorbereitet, Klick - raus ist es. Mit Lesebestätigung, wenn Sie wollen.
Was individuell bleibt
Schnell heißt nicht standardisiert. Sie können trotzdem:
- Freitext-Positionen hinzufügen
- Preise anpassen
- Beschreibungen ändern
- Individuelle Notizen einfügen
- Das Layout für besondere Anlässe anpassen
Der Unterschied: Das Individuelle ist die Ausnahme, nicht die Regel. 80% der Angebote gehen mit wenigen Klicks raus. Für die anderen 20% haben Sie Zeit, weil Sie sie nicht für Routine verschwenden.
Der unterschätzte Hebel: Nachverfolgung
Ohne systematische Angebotsnachverfolgung verschenken viele Betriebe 10–30 % ihres Umsatzpotenzials. Wenn Angebote aus einem System kommen, können Sie endlich sehen:
- Welche Angebote sind offen?
- Welche sollten nachgefasst werden?
- Wie ist die Erfolgsquote?
- Welche Positionen werden oft angefragt?
Das ist Wissen, das in Word-Dokumenten verloren geht.
Was Sie brauchen
- Gepflegte Kundendaten: Einmal angelegt, immer aktuell.
- Definierte Leistungen: Was bieten Sie an? Zu welchem Preis?
- Klare Kalkulationsregeln: Stundensätze, Aufschläge, Anfahrtspauschalen.
- Eine Software, die das zusammenbringt.
- Kein Angebots-Tool-Silo: Angebote als Teil des Gesamtprozesses – vom Kundenkontakt bis zur Rechnung.
- Kein CRM-Flickwerk: Eine Lösung, die zu Ihren Leistungen passt, nicht umgekehrt.
- Kein Word-Ersatz: Sondern ein System, das denkt – Preise, Kalkulation, Nachverfolgung inklusive.
Fazit
Schnelle Angebote sind kein Hexenwerk. Es braucht nur die richtige Vorbereitung und das richtige Werkzeug. Dann werden aus 2 Stunden 5 Minuten - und aus frustrierender Pflichtübung ein schneller Klick.
Die Zeit, die Sie sparen, können Sie nutzen. Für mehr Angebote. Für bessere Kundenbetreuung. Oder für einen früheren Feierabend.
